حسن علي فريدوني[1]
مريم زبردست[2]
چکيده
اين مقاله از طريق مطالعه متون و اسناد تاريخي از زمان شکل‌گيري خدمات تحويل مدرک در اداره مخطوطات، اين خدمات را به لحاظ نوع استفاده‌کنندگان، مسائل مالی، نحوه ارائه خدمات، و فرايند خدمات، مورد بررسي و مطالعه قرار داده و در نهايت، راهکارهايي را براي توسعه اين خدمات پيشنهاد كرده است.
واژه‌هاي كليدي: خدمات تحويل مدرک، نسخ خطی، کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی.
مقدمه
تعريف: خدمات تحويل مدرك، نسخه‌برداري از مدرك يا تهيه نسخه الكترونيكي آن به منظور ارسال به شركتها يا مؤسسات خارج از سازمان مربوطه جهت انتفاع و يا دريافت هزينه عمليات مي‌باشد (محسني، 1382،ص 253). دانشنامه كتابداري امانت بين‌كتابخانه‌اي را بدين شكل تعريف كرده است: ”ترتيب همكاري ميان كتابخانه‌ها كه طي آن يك كتابخانه مي‌تواند مواد كتابخانه ديگر را به امانت بگيرد (سلطاني، 1379،ص 26). امانت بين‌كتابخانه‌اي به مواردي اطلاق مي‌گردد كه مواد و منابع اطلاعاتي در فرآيند آن عودت داده مي‌شود، در حالي كه خدمات تحويل مدرك مربوط به مواردي است كه در فرآيند آن منابع اطلاعاتي ارسال شده عودت داده نمي‌شود، مانند نسخه‌برداري از مقاله‌هاي مجلات. در مورد اينكه آيا امانت بين كتابخانه‌اي و خدمات تحويل مدرك يكي هستند و يا دو امر مجزا، و در هر صورت چه ارتباطي مي‌توانند و يا بايد با هم داشته باشند نظرات گوناگوني وجود دارد كه اهم آنها عبارت‌اند از:
الف. برخي معتقدند امانت بين كتابخانه‌اي جزئي از خدمات تحويل مدرك است.
ب. برخي ديگر معتقدند تحويل مدرك جزئي از امانت بين‌كتابخانه‌اي است.
ج. و عده‌اي معتقدند اين دو فعاليت از هم متفاوت‌اند و هر يك هويتي مستقل دارند.
در نهايت لازم به ذكر است كه دو فعاليت خدمات تحويل مدرك و امانت بين كتابخانه‌اي كه دو روش اجرايي در راستاي فراهم‌آوري مواد هستند شباهتهاي زيادي با هم دارند. در هر صورت نتايج حاصله از فعاليتهايي نظير امانت بين كتابخانه‌اي و تحويل مدرك همچون فعاليتهايي نظير اشتراك منابع و خريد و دريافت هديه باعث توسعه مجموعه مي‌گردد. دايرةالمعارف كتابداري و اطلاع‌رساني آمريكا توسعه مجموعه را به شرح زير تعريف مي كند: ” انواع فعاليتهايي كه به گسترش مجموعه منجر مي‌شود. اين فعاليتها عبارت‌اند از: تدوين و هماهنگي سياست انتخاب، بررسي نيازهاي استفاده‌كنندگان واقعي و بالقوه، بررسي استفاده از مجموعه، تعيين نيازهاي مجموعه، انتخاب منابع اطلاعاتي، برنامه‌ريزي اشتراك منابع و حفاظت و نگهداري مجموعه و وجين آن“ (محسني، 1377،ص61-64).
تحويل مدارك در شكل سنتي خود بر پايه فعاليتهاي امانت بين كتابخانه اي بين دو كتابخانه كه منابع خود را به اشتراك مي گذارند استوار مي باشد . اين فرايند با درخواست مدرك از سوي استفاده كننده از كتابخانه اي كه عضو آن مي باشد شروع مي شود اگر كتابخانه اي كه استفاده كننده عضو آن مي باشد مدرك مورد نظر را نداشته آن مدرك را از كتابخانه اي كه آن مدرك را در مجموعه خود دارد و طرف قرار داد كتابخانه مي باشد در خواست مي كند وتحت شرايطي در اختيار استفاده كننده قرار مي دهد . اين اصطلاح امروزه اين چنين تعريف مي شود .
” تهيه مدرك منتشر شده يا نشده، در شكل چاپي يا الكترونيكي بنابر درخواست در قبال دريافت وجه يا مفاد يك قرار داد براي يك فرد يا كتابخانه “
مراحل تحويل مدرك
خدمت تحويل مدرك از آغاز، يعني از مرحله درخواست از جانب كاربر، تا پايان، يعني ارائه پاسخ و يا مدرك مورد درخواست به درخواست‌كننده از پنج مرحله تشكيل مي‌شود كه اين مراحل به ترتيب به شرح زير هستند:
مرحله اول. درخواست مدرك توسط متقاضي
مرحله دوم. مكان‌يابي مدرك مورد درخواست
مرحله سوم. درخواست مدرك توسط بخش تحويل مدرك ازساير مراكز
مرحله چهارم. دريافت پاسخ كه مي‌تواند منفي باشد و يا دريافت مدرك باشد
مرحله پنجم. ارسال مدرك تهيه شده براي متقاضي و يا احياناً ارائه پاسخ منفي به كاربر
شيوه‌هاي ارسال درخواست و دريافت پاسخ در تحويل مدرك
در خدمات تحويل مدرك، ارسال درخواست و دريافت پاسخ با استفاده از فنآوريها و شيوه‌هاي گوناگوني انجام مي‌شود. در بهره‌گيري از هر يك از اين فنآوريها و شيوه‌ها مسائلي نظير توان مالي مؤسسه در تهيه امكانات، توان زيرساختي كشور از حيث ارتباطات دوربرد، نوع انتظار بهره‌گير كه هنگام درخواست مدرك منعكس مي‌نمايد، نبود امكانات جهت بهره‌گيري از برخي روشها، عدم خدمت‌رساني ارائه‌كنندگان خدمات از طريق برخي ابزارها و روشهاي مطرح شده، تشخيص كتابدار، و ملاحظات ديگري كه شايد غيرقابل پيش‌بيني باشد، نقش‌آفريني مي‌كند. به عنوان مثال، ميزان استفاده از سرويس اينترنتي تحويل مدرك در كشورهاي كمتر توسعه يافته به دليل ضعف زيرساختهاي اقتصادي و ارتباطي دوربرد قطعأ قابل مقايسه با درصد استفاده از اين ابزار در كشورهاي توسعه يافته نيست. براي انتخاب هر يك از اين روشها مي‌توان با توجه به موقعيت، عناصر مختلفي را دخالت داد. چنانچه سرعت مدنظر باشد و هزينه از اهميت ثانوي برخوردار باشد مي‌توان از سريع‌ترين روش يعني سفارش و دريافت به روش پيوسته از طريق پست الكترونيك و وب اقدام نمود. چنانچه سرعت مطرح نباشد، مي‌توان از روش پيك و يا پست عادي جهت ارسال درخواست و دريافت پاسخ استفاده كرد. از ساير روشها نيز به تناوب مي‌توان با توجه به عوامل ذكر شده استفاده كرد. انواع شيوه‌ها و فنآوريهاي ارسال درخواست و دريافت پاسخ در فرآيند تحويل مدرك به شرح زير مي‌باشد:
الف. ارسال درخواست و دريافت پاسخ از طريق تلفن
ب. ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” از طريق پست
ج. ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” از طريق دورنگار
د.”” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” از طريق اينترنت
ه. ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” از طريق پيك
و. ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” از طريق پست الكترونيك
ز. ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” از طريق تلكس
ح. ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” از طريق تلنت
پيشينه پژوهش
در رابطه با بررسي خدمات تحويل مدرک و امانت بين کتابخانه اي پژوهشهاي زيادي در جهان و ايران صورت گرفته است. در اينجا به پژوهشهاي ارائه شده در ايران که در قسمتي از مقاله اي با عنوان: بررسي وضعيت خدمات تحويل مدرك و امانت بين‌كتابخانه‌اي در ايران که توسط غلام حيدري (1383) در فصلنامه علوم اطلاع رساني به چاپ رسيده آورده شده، اشاره مي گردد. بر اساس نتايج اين پژوهش، 5/57 درصد از كتابخانه‌ها و مراكز اطلاع‌رساني داخلي از خدمات تحويل مدرك خارج از كشور استفاده مي‌نمايند و 5/97 درصد اين مراكز هم در زمينه خدمات تحويل مدرك داخل كشور فعاليت مي‌نمايند. 8/58 درصد از كتابخانه‌ها و مراكز اطلاع‌رساني داخلي استفاده‌كننده از خدمات تحويل مدرك خارج از كشور، از مركز تهيه مدرك كتابخانه بريتانيا استفاده مي‌نمايند. مركز اطلاعات و مدارك علمي ايران هم با تهيه اطلاعات براي 39 درصد از كتابخانه‌ها و مراكز اطلاع‌رساني داخلي، بيشترين خدمات را در بين مراكز داخلي تحويل مدرك، ارائه مي‌نمايد. هنوز 7/42 درصد از كتابخانه‌ها و مراكز اطلاع‌رساني داخلي از پست براي جابه‌جايي مدارك استفاده مي‌نمايند. از ميان منابع اطلاعاتي مورد استفاده در خدمات تحويل مدرك، مقالات مجلات 3/61 درصد از درخواست‌ها را به خود اختصاص مي‌دهند و بالأخره تنگناها و پيشنهادهاي اين مراكز در زمينه ارائه خدمات تحويل مدرك، مورد مطالعه و ارزيابي قرار گرفته است.
«حسيني» (1352) در پايان‌نامه كارشناسي ارشد خود با عنوان «امانت بين‌كتابخانه‌اي در ايران» به بررسي امانت بين‌كتابخانه‌اي در ايران مي‌پردازد در سال 1375 «عبدلي» در پايان‌نامه كارشناسي ارشد خود با عنوان «بررسي امكانات پيوستن به برنامه دسترسي جهاني به انتشارات در ايران» به معرفي برنامه دسترسي جهاني به انتشارات و تعيين و تشخيص محدوديتهاي داخلي از جمله نبود فهرستگان ملي روزآمد، امكانات و تجهيزات و فناوري‌هاي نوين اطلاع‌رساني، كنترل كتابشناختي، كتابشناسي ملي روزآمد، و نبود الگويي واحد براي ذخيره اطلاعات در ايران مي‌پردازد و نتيجه مي‌گيرد كه در حال حاضر ايران آمادگي پيوستن به برنامه دسترسي جهاني به انتشارات را ندارد.
«محسني» در سال 1375 در مقاله‌اي با عنوان «دسترسي به اسناد و مدارك: ابزارها و الگوهاي مناسب» به اين نكته اشاره مي‌كند كه حجم روز افزون انتشارات، هزينه سنگين تهيه اطلاعات و نگهداري آن، كمبود بودجه، كمبود نيروي انساني و چندين عامل ديگر بخصوص در چند دهه اخير، كتابخانه‌ها و مراكز اسناد را بيش از پيش به پذيرش اين واقعيت سوق داده است كه خريد و نگهداري تمامي اطلاعات مورد نياز جامعه استفاده‌كننده امكان‌پذير نيست و از اين رو به سمت سياست «دسترسي به منابع اطلاعاتي» گرايش پيدا شده است. در اين مقاله نويسنده سعي كرده ضمن معرفي ابزارهاي دسترسي به اسناد و مدارك، الگويي مناسب براي خدمات تحويل مدارك نيز ارائه كند.
«محقق» در سال 1375 ميزان اهميت و به كارگيري مبادله اطلاعات و مدارك در كتابخانه‌هاي دانشگاهي شهر تهران را مورد بررسي قرار مي‌دهد«نشاط» (1375) در پايان‌نامه كارشناسي ارشد خود به اين نتيجه مي‌رسد كه تنها 28 درصد كتابخانه‌ها به طور جدي با يكديگر همكاري و مبادله اطلاعات دارند. «محسني» همچنين در پايان‌نامه كارشناسي ارشد خود (1376) وضعيت دسترسي را از جهات همكاري بين‌كتابخانه‌اي، استفاده از خدمات كارگزاران اطلاعات، سرعت دسترسي، ميزان دسترسي، قيمت، سهولت استفاده از خدمات تحويل مدرك، امكانات، لوازم و تجهيزات، و نيروي انساني بررسي مي‌نمايد.
«غفاري» در پايان‌نامه كارشناسي ارشد خود (1376) با نام «بررسي وضعيت تهيه و تحويل مدرك در كتابخانه‌هاي مركزي دانشگاه‌هاي جامع شهر تهران»، توان كتابخانه‌هاي دانشگاهي شهر تهران را از نظر مكان‌يابي، ارائه مدارك، شناسايي مشكلات مربوط به دستيابي به مدارك، و پيشنهادها و راه حل‌هاي مناسب براي دسترسي به مدارك و به كارگيري فناوري‌هاي نوين در اين زمينه، بررسي مي‌نمايد. «شهميرزادي» (1380) كليه مؤسسات و مراكز تحقيقاتي و دانشگاهي ايران را كه داراي خدمات تحويل مدرك و تهيه اسناد از خارج از كشور بوده‌اند، ازنقطه نظر هزينه، زمان، مكانيسم درخواست و دريافت، روش پرداخت، نوع منبع، و…، به روش پيمايشي مورد بررسي قرار مي‌دهد.
- 4. دانش آموخته کارشناس ارشدعلم واطلاعات دانش شناسی دانشگاه آزاد اسلامی بجنورد و کارشناس نسخ خطی کتابخانه مرکزي آستان قدس رضوی: freidonyhasan@yahoo.com.
[2]. کارشناس ارشدعلوم کتابداري واطلاع رساني کتابخانه مرکزي آستان قدس رضوي: Zebardast.maryam@gmail.com
منبع :
جُستارها و جَستارها (مجموعه مقالات در حوزۀ تاریخ، فرهنگ، نسخ خطی و اسناد)
دفتر اول
به كوشش: دكتر یوسف بیگ‌باباپور
